「やることリスト」を作るより、「締め切り」を意識するだけで仕事の効率はグンとアップ!

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「ToDoリスト」「やることリスト」
いかにも仕事ができそうな響きですね。仕事どころか、プライベートも含めてしっかりとセルフマネジメントができているような印象を抱きます。

最近ではスマホアプリでPCと同期させて使うものが多いようです。こうしたアプリは、自分だけでなくグループで共有できるものが多いので、確かに仕事の進展状況などが「見える化」するという点ではいい面も多いのでしょう。

私も以前、仕事で毎日「やることリスト」を作成していました。週に1回はその進展状況も添えて社長に報告していました(社長と私ともう1人しかいない会社でしたが)。

もう10年も前の話ですが、思い返すと社長は今でいうビジネスハック的なものが大好きな人でした。自己啓発本とかも何冊も読まされたのも今ではいい思い出です。関係ありませんが、会社のイスは全部アーロンチェアでした。

その会社は社長の公私混同的な浪費で3年でつぶれたので、そういうやり方が正しかったのか間違っていたのか、はたまたつぶれたのは単に時代のせいだったのか、今となっては知りたいとも思いませんが、とにかく当時私の1日はまず「やることリスト」を作ることから始まっていたのです。

そして、実際に3年もの間やってみて得た結論は「いくら立派なやることリストを作っても、やらないときは全然やらない」でした。今は一切作っていません。

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やることリストを作ると仕事をした気になる

やることリストを作るシチュエーションというのは、やるべきことがたくさんある場合でしょう。

やることが数えるほどしかないのにわざわざリストを作ってタスク管理しているならば、それこそ時間の無駄です。頭で覚えるクセをつけましょう。

本当にたくさんの業務に追われている場合であれば、やることリストを作って管理するのは悪くない気はしますよね、確かに。

ですが、やることリストを作ると仕事の半分くらい終わった気になってしまいます。まったく手をつけていないにも関わらず、やった気になるのです。不思議ですね。

朝「やることリストをつくる」という大仕事を終えると、ついついスマホゲームしてみたりヤフーニュースを巡回してみたり友人とLINEしてみたりして、気が付くとあっという間にランチタイムなんてことありませんか?

そして午後になったら「やることリスト」の中から1つか2つの仕事をちょっと手を付けてみて、「今日はこれとこれに着手した」と満足して帰宅します。

翌朝、また定例の「やることリスト」作成の時間。リストの内容は昨日と同じです(もしくは増えている)。そして同じ一日が繰り返されるのです。満足感はありますが、仕事はなかなか片付きません。毎日たくさんのタスクが持ち越され、そして気づくと莫大な量のリストができあがっているわけです。

やることが多すぎてやる気がなくなる

また非常に陥りやすいのが、改めて自分がやらなければならないことを列挙してみると、タスク数のあまりの多さに愕然として一気にやる気が失せることです。

楽しいことばかりリストに載っているならいいのですが、やりたくない仕事もあるでしょう。面倒な仕事もあるでしょう。それが束になって襲ってくるのです。見える化することで、逆に心が萎えてしまうという非情な逆効果。

「やりたくなくても、やらなくちゃいけないんだから、リストにした方がいいじゃないか!」という意見もあるかもしれません。それはごもっともなのですが、そういう意味ではやりたかろうとやりたくなかろうと、リストにしようとしまいと、どちらにせよやらなきゃいけないことはやらなきゃいけないのです。リストの問題じゃないのです。

逆にリストにすることで、「やりたくない度」が浮き彫りになります。よく言われることですが、リストを作るとその中でも簡単なものから取り組んでいってしまい、難しいタスクが後回しになってしまいがちという傾向があります。

リストを作ってみたらやる気がなくなってしまったというのでは、本当に無駄な作業としか言えません。

スケジュール帳に「締め切り」だけ書いておくのが一番効率的!

では、やみくもに仕事をすればいいのでしょうか。

あらゆる仕事には「締め切り」があります。はっきり言って締め切りにさえ間に合えば、いつその仕事をやろうが構わないのです。

2週間先が締め切りの仕事を、今から後生大事にリストに入れて毎日持ち越す必要なんてないのです。

それが心理的にイヤな仕事でも、締め切り間際になったら集中力を発揮してガンガンやるかもしれませんし、締め切りよりだいぶ前でも「時間が空いたから、今片付けちゃおうか」という気にもなるかもしれません。

気分が乗っている日もあれば乗らない日もあるのが人間です。乗らない日は仕事ゼロでも、乗っている日に10やったら問題ないのです。効率のよい仕事のやり方とは、最も集中力が高まっているときにガッツリやることです。だらだらとやるより、効率もクオリティもずっと高い仕事ができるでしょう。

そういう自分のペースを、ほかでもない自分が管理して均一な作業と達成を得ようとするから失敗するのです。経験上間違いありません。

リストを作る作業が毎日たった10分だとしても、1か月20日間仕事をするとしたら200分もリスト作りに精を出していることになります。3時間以上ですね。もしその時間仕事をしたとすれば、月末の夜に3時間早く帰ることができたかもしれないし、その時間で映画のDVDを2本見ることができます。

「締め切り」を守れないのは、仕事として成立していません。なので、意識すべきは「締め切り」だけでよいのです。

「締め切り」は一度スケジュール帳に書きこんだら変更はまずありません。なので、いちいち「今日やること」「今週やること」などというリストを作らなくても、スケジュール帳に書いてある締め切りだけ確認しておけばいいのです。

これは会社でもプライベートでも同じです。もしあなたのやることの中に締め切りのない仕事があるとすれば、それはつまり「やらなくてもよい」ことなわけです。

スケジュール帳に「締め切りのない仕事」を書き込もうとしても書けませんよね。日付がないとスケジュールとは言えないのですから。これで、やらなくてもよいことをリスト化して延々と繰り越し続ける必要もなくなります

買い物リストは作りましょう!

そんな「やることリスト」「ToDoリスト」には懐疑的な私ですが、買い物リストは作った方がいい派です。買うものが多ければ多いほど、必ず1つは買い忘れをします。

家に帰ってから買い忘れに気付き、もう一度買い物に出かけるときの敗北感はとても大きいです。

買い物リストは絶対あった方が効率的ですね!

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